国际会议的策划与实施

发布时间:2020-07-28 12:30:00

大型国际会议并不是那么容易计划的。可以毫不夸张地说,每一次国际会议都是一个系统工程,只是层次和规模不同而已。要把周边国家甚至世界各地的几十人甚至几千人聚集在一起参加一个国际会议并不容易。会议期间,不仅要让代表们开诚布公,而且要使会议在口才上保持一致,要使会议从头到尾保持一致,就更费事了。

大型国际会议并不是那么容易计划的。可以毫不夸张地说,每一次国际会议都是一个系统工程,只是层次和规模不同而已。要把周边国家甚至世界各地的几十人甚至几千人聚集在一起参加一个国际会议并不容易。会议期间,不仅要让代表们开诚布公,而且要使会议在口才上保持一致,要使会议从头到尾保持一致,就更费事了。

更重要的是,参加国际会议的人都有一定的身份,不是教授,就是社会圣贤;他们不是商人,而是部长和部长。如果会议安排不当或接待不力,会造成恶劣的国际影响,使组织者难堪,使代表们感到遗憾。国际会议也是一项跨行业、跨部门的工作,从外交到政法,从文件到翻译,从印刷到电信,从住宿交通到旅游,无所不包。要想取得成功,必须有多个单位的密切配合,层层负责,紧密联系。

规划国际会议应注意以下几点:

_,早策划、早准备:通常,大型国际会议的构思、筹备和策划都是在一年前开始的。计划是一个渐进的过程。在构思和准备阶段,规划的雏形正在形成。只有当准备工作达到一定阶段时,人们才要求看到工作设想和实施方案,正式的规划才会破茧而出。经验表明,规划应该早而不是晚,因为应该有足够的时间进行讨论、修订和批准。

第二,会议的全面运作:国际会议的筹备工作涉及方方面面,应慎重考虑,避免今后因临时疏漏而造成损失。如果会议主题选择不当,可能会使会议无法进行;如果时间选择不当,会使与会者抱怨不断;如果地点选择不当,会议服务将跟不上,会议将陷于停顿。智者千虑必犯错误。虽然他不应该责怪计划者,但他决不能放松他的努力。尤其要密切关注关键环节,避免出现重大失误。

第三,制定实施进度计划:为保证计划的按时实施,必须制定各阶段任务的具体实施进度计划。该进度计划既是监督检查的依据,也是掌握进度、调整速度的依据。

如何做好国际会议的实施工作

1、 会议的目的也可以反映在会议背后的文字中。计划者决定会议的举行方式。

2、 会议名称:国际会议名称应简短、易读、易记。认为一个名字越复杂,越重要是毫无根据的。至少从公共关系的角度来看,这是不可取的。例如,召开亚太合作国际会议就足够了。“亚太合作国际会议:日本、美国和中国的新兴工业经济体和东盟的作用”这个名字会很麻烦。

3、 会议主题:国际会议审议的实质性问题,应通过会议的主题加以概括,尽量体现时代特点或问题的紧迫性;确定会议主题需要经过大量思考才能做到准确、简洁,吸引人,吸引眼球。

4、 会议级:一般来说,国际会议部是同级人员的聚会。国际会议水平越高,接待标准就越高。对于首脑级的国际会议或有重大影响的国际会议,有的国家甚至不惜重金盖楼、盖楼房,筹备工作由亲自负责。从财政预算、兵力配置、动员水平等方面,可以看出规格上的差异。

5、 会议日期:国际会议的日期应事先慎重考虑,决定后不应轻易更改。特别是邀请函发出后,所有准备出席会议的代表都留出了出席会议的时间。在这种情况下,改变时间会给很多人带来不便,甚至会使一些人取消参加会议的计划。如确需更改,应致歉,说明原因,及早通知,以挽回影响。

6、 会议地点:国际会议地点的选择也有一套知识。一般来说,会议策划人员倾向于选择交通便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的场所。然而,在理想与现实之间,也往往需要认真的研究和实践的差距。这样,酒店就积累了以往的经验,也就很容易再操作了。相反,如果主办方从一开始就没有足够的话语和经验,就很难保证会议的效率和质量。

7、 会议规模:一般来说,为了造势、打开关系、扩大影响力,会议的主办单位和组织者往往会扩大规模,即所谓的人多、热情大。如果两会的目标、层次、主题相同,一次几十人来,一次几百人来,影响肯定会不同。因此,具有纪念性、群众性和宣传性的国际会议的规模不妨更大一些。另一种国际会议旨在解决问题并形成决策。为了便于深入交换意见,排除障碍,做细致的工作,规模不宜过大。特别是当会议涉及重大利益,与会者意见不一时,代表们就要进行艰苦的谈判才能达成一致。应控制此类会议的规模。会议充满了兴奋和忙碌。但是,如果意见不集中,会议就很难成功。

8、 会期:国际会议的会期差别很大。长度是多少?有人认为不到一周是短的,超过三周是长的。恐怕这只是一般的说法。事实上,有些国际会议只有两三天的时间,而有些会议只有几个月的时间。我们确实应该抓紧时间,但如果把议程安排得太满或太快,可能会适得其反。会议散漫而自夸,大厅里空无一人。许多人上街或喝咖啡,在休息室聊天。当然,这并不好。但是,代表们没有时间思考,没有时间向中方请示,也没有时间进行审议和磋商。如果他们急着要求他们发言和作出决定,这可能证明他们不能把代表挤在一起,用一半的努力得到一半的结果。

9、 会议费用:举办国际会议必须有足够的资金来源。对此,规划者不应掉以轻心。没有资金,一切都成了空中楼阁。即使在资金不足的情况下,征程也很艰难,甚至可能半途而废。国际会议经常因经费不足而取消、推迟或缩小规模。国际会议费用高昂。租用场地、添置设备、雇用员工、支付差旅费和报酬,有时还包括一定数额的外汇,都需要钱。