会议策划详情

发布时间:2020-07-28 12:00:00

?一般来说,在找到合适的会议承办人后,并不意味着你作为会议的执行方,没有什么事可做。为了使会议顺利进行,组织者需要掌握许多细节

一般来说,在找到合适的会议承办人后,并不意味着你作为会议的执行方,没有什么事可做。为了使会议顺利进行,组织者需要掌握许多细节

1在会议开始之前,你必须对会议进行总体规划并制定会议进程的“时间表”;

2一般情况下,我们会电话通知各单位何时何地召开会议,并确定各单位代表人数。

3如果会议形式比较庄重,除电话联系外,还需要以书面文件或通知、邀请函等形式与各单位联系,并得到明确答复(如书面文件或通知、邀请函需专门制作的,需与印刷厂家协商)。

4获取会议组织者可以提供的服务项目清单,与会议组织者就所需服务签订相关协议和合同,并通过法律手段保护其合法权益。

5你必须自己制定会议日程、演讲稿和相关报告内容。如果会议内容不涉及内部秘密,也可以通知会议组织者,请他们协助制定。

6在会议主办方的帮助下,联系酒店、机场、饭店、广告公司、印刷厂、车队等单位,将根据“时间表”及时查询落实计划进度。

7在与老朋友见面的同时,也能加深与老朋友的联系,同时做好与新朋友的工作协调。如果代表要交会议费,你也要负责收取会议费。

8登记后,通知会议组织者最准确的人数和房间,并与酒店协商房间的增减,以免给酒店和您带来不必要的麻烦。

9在正式会议开始前,检查场地的布局(灯光、音响、场地形状、绿化和专用设备),确保一切安全、完好。

10与会议组织者协商,制定合理的用餐、起床和会议时间。

12制定与公司和会议总目标一致的财务预算。押金一般是预付总费用的50%,其余部分将在会议结束时结清。

13会后,根据实际情况,做好会议总结报告存档。